Tietosuojaseloste
1. Yhdistys
Sjökaptenerna från Åbo Navigationsinstitut r.f.
Henkilötietojen käsittelyä koskeva informointiasiakirja eli seloste I Yleinen tietosuoja – asetus (EU) 2016/679 art. 13 – 14.
Laadittu: 16.11.2024
2. Rekisterinpitäjä
Henkilötietojen rekisterinpitäjä on Sjökaptenerna från Åbo Navigationsinstitut r.f. (Jäljempänä Ånikap)
Y- tunnus: 3049984-2
Osoite: c/o Aboa Mare Juhana Herttuan puistokatu 21, 20100 Turku
Rekisterinpitäjänä toimii yhdistyksen puheenjohtaja. (sähköposti: styrelse@ånikap.fi)
3. Käsiteltävät henkilötiedot
Tässä selosteessa tarkoitettuihin tarkoituksiin kerätään ja käsitellään tietoja yhdistyksen jäsenistä, siltä osin kuin se on tarpeellista (jäljempänä ”rekisteröity”).
- tunnistautumistiedot, kuten nimi, syntymäaika ja henkilötunnus;
- yhteystiedot, kuten puhelinnumero ja osoite;
- ruokavaliotiedot, kuten allergiatiedot;
- tapahtuman järjestämisen edellyttämät terveydentila-, sairaus- ja hoitotiedot;
- matkustus-, majoitus- ja muu varaustiedot
Käsiteltävät tiedot sisältävät erityiseen henkilötietojen ryhmään kuuluvia eli arkaluonteisia tietoja. Tällaiset tiedot ovat terveystietoja, kuten allergiatietoja sekä terveydentila- ja hoitotietoja.
Rekisteröityjä koskevat tiedot kerätään pääsääntöisesti rekisteröidyiltä itseltään.
4. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitukset
- tapahtuman järjestämiseksi ja koordinoimiseksi
- toiminnan kehittämiseksi ja dokumentoimiseksi
- yhdistystoiminnan lakisääteisten velvoitteiden hoitamiseksi
Tapahtuman ilmoittautumisessa annetut tiedot jaetaan eteenpäin tahoille, jotka niitä tarvitsevat varmistaakseen tapahtuman sujuvuuden ja osallistujien turvallisuuden. Tietoja ei jaeta eikä käytetä tarpeettomasti. Liittyessäsi yhdistykseen tai ilmoittautuessasi tapahtumaan hyväksyt tietojesi luovuttamisen tarvittaville tahoille.
5. Henkilötietojen käsittelyn oikeusperuste
Henkilötietoja käsitellään tapahtumailmoittautumisen yhteydessä annettavan suostumuksen perusteella. Osallistujien tietoja saatetaan käsitellä sekä ennen tapahtumaa että tapahtuman jälkeen. Henkilötietoja käsitellään rekisterinpitäjän tai kolmannen osapuolen oikeutettujen etujen toteuttamiseksi, joita Ånikap:a on tapahtuman järjestäjänä käytännön järjestelyn hoitamiseksi rekisteröidyn ilmoittauduttua tapahtumaan.
6. Henkilötietojen vastaanottajat tai vastaanottajaryhmät
Henkilötietoja ei siirretä Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle.
7. Henkilötietojen säilytysaika
Sellaiset henkilötiedot, joiden käsittely ei ole enää tarpeellista, poistetaan viipymättä, kuitenkin viimeistään vuoden kuluessa.
Mikäli joitakin tietoja edellytetään säilytettävän laissa tai muusta perustellusta syystä, kuten matkoihin liittyvien reklamaatioiden selvittämiseksi tai käsiteltäväksi laillisin perustein muussa partiotoiminnassa, henkilötiedot poistetaan välittömästi, kun tällaiselle muuhun käsittelyyn perustuvalle säilyttämiselle ei ole enää tarvetta.
Edellä mainitun rajoittamatta listaa kuhunkin tapahtumaan osallistuneista henkilöistä voidaan säilyttää kauemmin yhdistyksen (Ånikap) toimintaan liittyviä historiallisia ja tilastollisia tarkoituksia varten.
8. Rekisteröidyn oikeudet
Rekisteröitynä sinulla on oikeus pyytää pääsy itseäsi koskeviin henkilötietoihin sekä oikeus pyytää kyseisten tietojen oikaisemista taikka käsittelyn rajoittamista tai vastustaa käsittelyä sekä oikeutta siirtää tiedot järjestelmästä toiseen.
Lisäksi milloin käsittely perustuu suostumukseen, sinulla on oikeus peruuttaa suostumus milloin tahansa tämän vaikuttamatta suostumuksen perusteella ennen sen peruuttamista suoritetun käsittelyn lainmukaisuuteen.
Rekisterinpitäjä oikaisee virheellisen, tarpeettoman, puutteellisen tai vanhentuneen tiedon oma-aloitteisesti tai rekisteröidyn vaatimuksesta.
Jos epäilet, ettei henkilötietojasi käsitellä lainmukaisesti, sinulla on oikeus tehdä valitus tietosuojavirastolle (tietosuojavaltuutetun toimistolle).
Pyynnöt on esitettävä rekisterinpitäjälle kirjallisesti.
9. Rekisterin suojauksen perusteet
Yhdistyksen rekisteriin tallennettuja tietoja säilytetään pääosin digitaalisesti tallennetussa muodossa. Mikäli henkilötiedoista on tarpeen ottaa manuaalisia kopioita, kuten paperisia osallistujalistoja, tällaisia kopioita käsitellään huolellisesti hyvää tiedonhallintatapaa noudattaen ja kopiot tuhotaan välittömästi, kun niiden säilyttäminen ei ole tarpeen.
Tietojen käyttöoikeus on rajattu käyttötarkoituksen mukaisesti ja tietojärjestelmä on teknisesti suojattu. Tietojärjestelmän käyttäminen edellyttää sekä käyttäjätunnusta että salasanaa.